Kumbukumbu za mkutano ni hifadhi au rekodi ya utaratibu wa mkutano. Hii ni mojawapo ya maandishi maalum yenye utaratibu au kaida zinazokubalika kimataifa. Mikutano hujadili mambo mengi ambayo hayana budi kuhifadhiwa
kimaandishi ili yakumbukwe vizuri.
Utaratibu wa kumbukumbu za Mkutano
(i) Kichwa/anwani ya kumbukumbu
- Kichwa huonyesha mambo yafuatayo:
- mkutano unahusu nini?
- mkutano ulifanyika wapi na lini?
- mara nyingi ni muhimu kutaja tarehe kamili ya mkutano.
(ii) Mahudhurio
Orodha kamili ya majina ya watu waliohudhuria mkutano na wasiohudhuria ibainike kama ifuatavyo:
- waliohudhuria.
- wasiohudhuria kwa dharura (sababu).
- wasiohudhuria bila dharura (sababu).
- pia kuna wakati baadhi ya mikutano huhudhuriwa na watu fulani mahsusi kwa mwaliko maalum.
(iii) Uthibitisho wa mahudhurio
Mwenyekiti akiridhika kwamba idadi ya waliohudhuria inatosha kufanya kikao cha mkutano, atafungua mkutano huku katibu akiandika saa kamili ya kufungua kikao na muhtasari wa yaliyozungumzwa. Mara nyingi idadi inayokubalika kufanya kikao ni thuluthi moja (1/3) ya wanachama.
(iv) Kusomwa kwa kumbukumbu za mkutano uliotangulia
Hatua hii inawaandaa wanachama kujikumbusha na kujitayarisha kwa mazungumzo yatakayojiri.
(v) Marekebisho na uthibitisho wa kumbukumbu zilizosomwa ni hatua ya kusahihisha makosa yaliyomo na kuzikubali kumbukumbu zenyewe, kimsingi, kama amali ya wanachama wahusika.
(vi) Ajenda Mpya
Inalenga ujumbe au mada za mkutano uliopo. Mara nyingi, ajenda ya mkutano hutayarishwa na katibu (akishirikiana) na mwenyekiti.
Ajenda hujadiliwa kwa kina huku katibu akinakili mambo muhimu kwa muhtasari. Ni muhimu kwa kauli ya kukubaliwa au kukataliwa kwa kila ajenda kubainishwa. Mwisho wa ajenda zilizoteuliwa hutokea shughuli nyinginezo. Yaani, hoja au wazo lisilotarajiwa katika mpangilio wa ajenda.
(vii) Kufunga mkutano
Mwenyekiti hufunga mkutano baada ya majadiliano ya ajenda kumalizika. Katibu huzingatia na kuandika muda kamili wa kikao kufungwa. Makundi mengi hufungua na kufunga mikutano kwa maombi.
(viii) Nakala Sawidi
Baadaye, katibu huzipitia vizuri tena hizo kumbukumbu na kuziandika upya kwa lengo la kuzihifadhi kwa marejeleo ya mkutano ujao. Kumbukumbu hizo huwekwa sahihi na mwenyekiti na kisha kusambazwa na kusomwa na wanachama wa mkutano.
Mfano wa Kumbukumbu za Mkutano
KUMBUKUMBU ZA MKUTANO WA SHIRIKA LA KUHUDUMIA WAGONJWA WA UKIMWI MJINI KAPENGURIA ULIOFANYWA KATIKA UKUMBI WA MAANKULI, SHULE YA UPILI YA KAPENGURIA, TAREHE 30-11-2003 KUANZIA SAA NNE ASUBUHI.
Waliohudhuria
Bi. Kaluki Muasya – Mwenyekiti
Bw. Obwangi Nelson – Katibu
Bi. Pamella Akinyi – Mwekahazina
Bw. Kiko Kitaka
Bw. Baengele Simiyu
Bw. Shikwekwe Shipakati
Bi. Roslinda Nkiyaa
Dkt. Mwachomba Mkilifi
Waliotoa udhuru
Bw. Chomba Mkakati
Bi. Lotodo Anne
Wasiotoa udhuru
Bi. Omuga Caroline
Uthibitisho wa Mahudhurio
Mwenyekiti aliridhi mkutano uanze kwa kuwa idadi ya waliohudhuria ilikuwa zaidi ya thuluthi moja.
Kumb. 1/11/03: Kufunguliwa kwa kikao
Mwenyekiti alimteua Bi. Roslinda Nkiyaa kuomba dua za ufunguzi ufunguzi wa kikao;
kisha akawakaribisha kirasmi wanakamati wote kwa mkutano wa kufunga mwaka.
Kumb. 2/11/03 : Kusoma na kuthibithisha kumbukumbu za mkutano uliotangulia
Katibu alizisoma kumbukumbu hizo kwa utaratibu. Iliafikiwa kuwa kifungu kinachowataka wagonjwa wa Ukimwi watangaze mali zao hadharani kirekebishwe na kuwa wanaotaka kutangaza mali zao wafanye hivyo kwa hiari yao na kwa siri pia. Pia, idadi kamili ya wagonjwa wa Ukimwi wanaoshughulikiwa na shirika hili mjini Kapenguria ni wanawake ishirini na wawili, wanaume thelathini na watoto tisa. Ilikubaliwa kwa kauli moja kuwa kumbukumbu hizo zilifasiri kikamilifu mada zilizojadiliwa katika mkutano uliotangulia. Bwana Kiko Kitaka alipendekeza uthibithisho huo na akaungwa mkono na Bi. Pamella Akinyi.
Kumb. 3/11/03 : Ajenda Mpya – Kusomwa Kwa Bajeti Ya Mwaka Ujao
Mwekahazina, Bi. Pamela Akinyi alisoma makadirio ya matumizi ya pesa ya mwaka ujao kwa dakika ishirini na tatu. Katika wasilisho hili, kikao kilifahamishwa kwamba serikali kuu ilitoa ruzuku nyingine ya shilingi milioni tatu kugharamia miradi minne ya watu wanaoishi na Ukimwi. Aidha, shirika lisilo la kiserikali la Uswisi, S. C. T., limetoa mchango wa madawa ya kudhibithi virusi vya Ukimwi kwa waathiriwa. Mchango huu utaliokolea shirika letu shilingi nusu milioni zilizopangwa kutumiwa kununulia madawa. Mapendekezo mengine kadha yalitolewa. Baada ya kuyajadili mapendekezo yaliyotolewa na Mwekahazina, mkutano ulipitisha azimio kwamba bajeti ifanyiwe marekebisho machache kisha iwasilishwe kwa wakurugenzi wa kitaifa ili kupewa kibali rasmi.
Kumb. 4/11/03: Elimu ya Ukimwi Vijijini
Mkutano uliarifiwa kwamba watawala wa nyanjani wamepiga hatua kubwa katika kusambaza habari sahihi kuhusu ugonjwa wa Ukimwi vijijini. Ilikubaliwa kwamba walengwa mwakani watakuwa wahudumu wa sekta za uchukuzi na elimu mjini Kapenguria.
Kumb. 5/11/03 : Mengineyo
Ilifafanuliwa kuwa ili kupata huduma nzuri kutoka kwa wawakilishi wa shirika nyanjani, ilibidi waongezwe marupurupu na fedha za kodi ya nyumba. Kikao kiliidhinisha, kwa kauli moja, nyongeza ya malipo hayo mwakani.
Kumb. 6/11/03: Kufumkana kwa mkutano
Kwa kuwa hapakuwa na la ziada, kikao kilivunjwa saa kumi za alasiri kwa sala iliyoongozwa na Bw. Shikwekwe Shipakati kisha watu wote wakafumkana. Washiriki waliazimia kukutana tena mwakani tarehe 5/1/2004 saa tatu asubuhi mahali hapohapo.
THIBITISHO
Mwenyekiti _________________________ (Sahihi)
Tarehe ____________________
Katibu _________________________ (Sahihi)
Tarehe ________________________ (Sahihi)