Fomu ni aina ya maandishi yenye maagizo fulani na mapengo yanayohitaji kujazwa kwa ufupi na usahihi. Maelezo yanayohitajika kujazwa kwenye fomu huhifadhiwa na kutumiwa na wanaohusika kwa shughuli mbalimbali kama vile:
- kuomba kazi
- kuomba kujiunga na kikundi au shirika fulani
- mtu kutangaza mali yake
- kuomba cheti au stakabadhi ya uraia, kuzaliwa au kusafiri.
Kaida za Fomu
- Fomu nyingi hugawanywa katika sehemu mbalimbali.
Kwa mfano:
- Sehemu iliyotengewa mtu anayeijaza kwanza
(kwa mfano, mtu anayetuma maombi).
- Sehemu iliyotengewa matumizi rasmi ya afisa/afisi husika
(kwa mfano: msajili/mkurugenzi).
- Sehemu iliyotengewa wataalamu maalum kama vile daktari, mtawala mkuu, na kadhalika.
- Fomu huandikwa kwa lugha nyepesi, wazi na isiyotatanisha. Ikibidi, maneno magumu huelezwa au kutafsiriwa kwa lugha ya wenyeji ili wasitatizike wanapojaza fomu. Kwa mfano, Kiswahili na Kiingereza.
- Ni muhimu fomu ijazwe kwa usahihi na uaminifu. Uongo huweza kumtia mtu hatiani au kumpunguzia matumaini ya kupata anachokiomba kupitia fomu hiyo.
Utaratibu wa Kujaza Fomu
(i) Soma fomu kwa makini kabla ya kuijaza.
(ii) Inapendekezwa herufi kubwa pekee zitumiwe kujaza fomu. (iii) Usijaze mahali pa ‘matumizi rasmi’.
(iv) Usijaze sehemu zisizokuhusu.
(v) Kama ishara ya uaminifu wako, tia sahihi na tarehe sehemu iliyowekwa kwenye fomu.
(vi) Epuka uchafu wa kufutafuta maandishi kwenye fomu. Kufuta maandishi ni ishara ya kutojiamini au kusema uongo.